Hiring Freeze: Pengertian, Penyebab, Dampak, dan Strategi HR Menghadapinya

Pendapatan perusahaan menurun, lalu manajemen meminta setiap departemen menekan pengeluaran, termasuk biaya perekrutan.

Lowongan yang tadinya aktif mulai ditutup, persetujuan penambahan karyawan ditunda, dan tim HR diminta memaksimalkan tenaga kerja yang sudah ada.

Menutup lowongan tampak sederhana, tetapi keputusan ini membawa konsekuensi. Tanpa perencanaan, posisi penting bisa kosong, beban kerja karyawan yang tersisa bertambah, dan proyek bisnis ikut tertunda.

Kandidat yang sedang mengikuti seleksi juga bisa kehilangan kepastian. Ketika perekrutan dibuka kembali, HR mungkin harus mencari kandidat dari awal, meski risiko ini tidak selalu terjadi dan dapat dihindari jika kebijakannya dikelola dengan baik.

Kebijakan ini dikenal sebagai hiring freeze atau pembekuan rekrutmen. Lalu, kapan perusahaan perlu menerapkannya, apa dampaknya, dan bagaimana HR mengelolanya agar efisiensi tidak justru menimbulkan masalah baru?

Artikel ini membahas pengertian, penyebab, dampak, perbedaannya dengan layoff dan salary freeze, strategi HR mengelolanya, hingga waktu yang tepat untuk mengakhiri kebijakan ini.

Apa Itu Hiring Freeze?

Hiring freeze adalah kebijakan perusahaan untuk menghentikan atau membatasi penerimaan karyawan baru dalam jangka waktu tertentu. Kebijakan ini juga disebut pembekuan rekrutmen atau penghentian perekrutan.

Cakupannya bisa seluruh perusahaan, bisa juga hanya departemen atau posisi tertentu. Perusahaan dapat memberi pengecualian untuk posisi yang dianggap penting, sehingga kebijakan ini tidak selalu berarti semua lowongan ditutup.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki lima departemen yang sedang membuka lowongan. Setelah evaluasi anggaran, manajemen menghentikan rekrutmen untuk tiga departemen, tetapi tetap membuka posisi yang berhubungan langsung dengan keamanan sistem dan operasional utama.

Menurut panduan workforce reshaping dari U.S. Office of Personnel Management, pembekuan tidak harus berlaku untuk semua tindakan kepegawaian. Lembaga pemerintah Amerika Serikat dapat membekukan tindakan tertentu saja atau memakai sistem rasio, misalnya mengisi satu posisi untuk setiap dua posisi yang ditinggalkan.

Hiring freeze adalah kebijakan pengelolaan tenaga kerja, bukan otomatis tanda bahwa perusahaan sedang melakukan PHK. Perbedaannya dibahas pada bagian tersendiri di bawah.

Mengapa Perusahaan Melakukan Hiring Freeze?

Perusahaan menerapkan pembekuan rekrutmen ketika kebutuhan untuk menambah karyawan perlu ditinjau ulang. Berikut lima alasan yang umum melatarbelakanginya.

Tekanan Keuangan dan Penurunan Pendapatan

Pemasukan yang turun atau biaya operasional yang naik membuat anggaran untuk karyawan baru perlu ditunda. Dalam kondisi ini, perusahaan biasanya menahan pengeluaran yang belum mendesak lebih dulu.

Ketidakpastian Ekonomi dan Kondisi Pasar

Saat kondisi pasar tidak stabil, perusahaan dapat mengambil langkah konservatif untuk menjaga arus kas. Menambah karyawan berarti komitmen biaya jangka panjang, sehingga sebagian perusahaan memilih menunggu situasi lebih jelas.

Restrukturisasi dan Perubahan Strategi Bisnis

Perusahaan yang sedang menggabungkan departemen, mengubah struktur organisasi, atau mengarahkan bisnis ke strategi baru perlu memastikan kebutuhan tenaga kerjanya lebih dulu. Merekrut sebelum struktur baru jelas berisiko membuat posisi yang dibuka tidak lagi relevan.

Mengurangi Risiko PHK

Sebagian perusahaan menahan perekrutan baru sebagai langkah penghematan sebelum mempertimbangkan pengurangan karyawan. Namun, langkah ini tidak selalu berhasil mencegah PHK karena hasilnya bergantung pada kondisi keuangan perusahaan.

Evaluasi Anggaran dan Perencanaan Tahunan

Posisi baru kadang ditunda karena anggaran belum disetujui atau sedang dievaluasi pada pergantian periode keuangan. Dalam kasus ini, pembekuan bersifat sementara dan biasanya berakhir setelah anggaran ditetapkan.

Apa Dampak Hiring Freeze bagi Perusahaan dan Karyawan?

Dampak pembekuan rekrutmen mencakup sisi positif dan risiko, dan hasil akhirnya bergantung pada cara perusahaan menerapkan kebijakan tersebut. Tidak semua dampak berikut pasti terjadi di setiap perusahaan.

Dampak bagi Perusahaan

Dalam jangka pendek, kebijakan ini membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran tenaga kerja. Waktu yang tersedia juga bisa dipakai untuk mengevaluasi struktur organisasi dan menentukan posisi yang benar-benar dibutuhkan.

Risikonya muncul jika posisi yang ditahan ternyata penting. Proyek bisa terlambat dan kapasitas operasional menurun, terutama pada tim yang sudah kekurangan orang.

Penghematan juga tidak otomatis besar. Biaya mencari kandidat dari awal setelah pembekuan berakhir tetap perlu diperhitungkan.

Baca juga: Cost Per Hire: Pengertian, Rumus, dan Cara Menghitung Biaya Rekrutmen

Dampak bagi Karyawan

Posisi kosong yang tidak segera diisi dapat menambah beban kerja karyawan yang ada. Pembagian tugas bisa berubah, dan tekanan kerja meningkat jika target serta prioritas tidak disesuaikan.

Di sisi lain, kebijakan ini dapat membuka peluang pengembangan karier internal melalui perpindahan peran dan pelatihan. Peluang tersebut hanya muncul jika perusahaan merencanakannya, bukan sekadar menambah pekerjaan.

Dampak bagi Proses Rekrutmen

Lowongan yang belum disetujui bisa ditunda, dan wawancara yang sedang berjalan dapat dihentikan atau ditangguhkan. Kandidat membutuhkan informasi yang jelas tentang status lamaran mereka.

Tim HR juga perlu menjaga komunikasi dan database kandidat agar proses tidak dimulai dari nol saat rekrutmen dibuka kembali.

Baca juga: Candidate Experience: Pengertian, Tahapan, dan Cara Meningkatkannya

Perbedaan Hiring Freeze, Layoff, dan Salary Freeze

Hiring freeze, layoff, dan salary freeze adalah tiga kebijakan berbeda dengan tujuan dan konsekuensi masing-masing. Tabel berikut merangkum perbedaannya.

Istilah	Pengertian	Dampak utama
Hiring freeze	Pembatasan atau penghentian perekrutan karyawan baru	Lowongan baru ditunda atau dibatasi
Layoff atau PHK	Pengakhiran hubungan kerja terhadap karyawan	Jumlah karyawan berkurang
Salary freeze	Penundaan kenaikan gaji karyawan	Gaji tidak naik dalam periode tertentu

Penelitian Aguinis dan Burgi-Tian (2021) di BRQ Business Research Quarterly membahas hiring freeze dan PHK sebagai satu kelompok tantangan manajemen talenta selama pandemi COVID-19. Pembekuan gaji, pembatalan bonus, dan pemotongan gaji dikelompokkan secara terpisah.

Perusahaan dapat menerapkan satu atau beberapa kebijakan sekaligus, tetapi ketiganya tidak boleh dianggap sama. Aspek hukum PHK tidak dibahas di sini, jadi konsultasikan dengan ahli hukum ketenagakerjaan jika perusahaan Anda mempertimbangkannya.

Bagaimana HR Mengelola Hiring Freeze?

Pengelolaan yang baik membuat efisiensi biaya tidak mengorbankan operasional. Enam langkah berikut dapat diterapkan oleh HR secara bertahap.

Evaluasi Kebutuhan Tenaga Kerja

HR perlu bekerja sama dengan kepala departemen untuk mengetahui posisi yang benar-benar dibutuhkan, pekerjaan yang dapat ditunda, dan tugas yang dapat dialihkan. Tinjau juga headcount, yaitu jumlah posisi karyawan yang disetujui perusahaan.

Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan jumlah karyawan atau biaya gaji. Pertimbangkan pengaruh setiap posisi terhadap operasional dan target bisnis.

Tentukan Posisi yang Tetap Bisa Direkrut

Tidak semua posisi harus dihentikan. Perusahaan dapat memberi pengecualian untuk posisi yang berkaitan dengan operasional utama, kepatuhan, keamanan, pendapatan, atau kebutuhan bisnis yang mendesak.

Setiap pengecualian sebaiknya melalui persetujuan dan pertimbangan anggaran yang jelas. Tetapkan juga pihak yang berwenang untuk memutuskannya agar tidak ada pengecualian yang lolos tanpa evaluasi.

Optimalkan Karyawan yang Sudah Ada

Perusahaan dapat menilai keterampilan karyawan, memberi pelatihan, atau memindahkan karyawan ke posisi yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pendekatan ini dikenal sebagai internal mobility atau perpindahan karyawan di dalam perusahaan.

Pekerjaan tambahan tidak boleh dibagikan begitu saja tanpa memperhitungkan kapasitas dan kompetensi karyawan. Panduan Ministry of Manpower Singapura tentang alternatif PHK pun menyebut pelatihan dan penempatan ulang karyawan sebagai langkah yang perlu dipertimbangkan perusahaan.

Baca juga: Rekrutmen Internal vs Eksternal: Mana yang Lebih Tepat untuk Kebutuhan Perusahaan?

Prioritaskan Kebutuhan Rekrutmen

Jika masih ada kebutuhan rekrutmen, HR perlu menentukan prioritas berdasarkan dampak posisi terhadap bisnis, urgensi, dan ketersediaan anggaran. Tabel berikut memberi gambaran sederhana.

Posisi	Prioritas	Pertimbangan
IT Security	Tinggi	Berkaitan dengan keamanan sistem
Sales yang mendukung pendapatan	Tinggi	Berhubungan langsung dengan pemasukan
Administrasi tambahan	Evaluasi	Perlu dilihat berdasarkan beban kerja
Posisi untuk proyek yang ditunda	Rendah	Kebutuhan belum mendesak

Contoh di atas bukan standar universal karena prioritas setiap perusahaan berbeda. Sesuaikan dengan kondisi bisnis dan keputusan manajemen Anda.

Tetapkan Batas Waktu dan Evaluasi Berkala

Kebijakan ini sebaiknya memiliki alasan, ruang lingkup, penanggung jawab, dan jadwal evaluasi yang jelas. HR perlu berkoordinasi dengan manajemen untuk menilai apakah kondisi keuangan dan kebutuhan tenaga kerja sudah memungkinkan perekrutan kembali.

Jangan menganggap kebijakan sementara akan berakhir sendiri pada tanggal tertentu. Jika belum ada keputusan, HR perlu mekanisme pembaruan informasi kepada karyawan dan kandidat.

Komunikasikan Kebijakan kepada Karyawan dan Kandidat

Jelaskan perubahan yang terjadi, posisi yang terdampak, dan hal yang dapat diharapkan oleh karyawan maupun kandidat. Komunikasi yang terbuka mengurangi spekulasi di antara karyawan.

Untuk kandidat yang sedang mengikuti seleksi, sampaikan jika prosesnya ditunda atau dibatalkan. Hindari membiarkan mereka menunggu tanpa kepastian.

Baca juga: Rekrutmen SLA: Pengertian, Contoh, dan Template untuk HR

Bagaimana Perusahaan Tetap Menyiapkan Talenta Selama Hiring Freeze?

Menghentikan perekrutan tidak berarti perusahaan harus berhenti merencanakan kebutuhan talenta. HR tetap dapat melakukan workforce planning atau perencanaan tenaga kerja, memperbarui data kandidat, dan memetakan keterampilan yang akan dibutuhkan.

Tiga langkah berikut dapat dilakukan tanpa membuka lowongan baru.

Bangun dan Perbarui Talent Pool

Kandidat yang pernah mengikuti seleksi dan dinilai potensial dapat disimpan dalam talent pool, yaitu kumpulan kandidat yang siap dihubungi saat ada kebutuhan. Saat posisi kembali dibuka, HR dapat mengevaluasi kandidat yang relevan sebelum memulai pencarian baru.

Pastikan data kandidat disimpan dengan persetujuan mereka dan diperbarui secara berkala, karena informasi lama bisa tidak lagi akurat.

Baca juga: Talent Pool: Cara HR Rekrut Kandidat Cepat Tanpa Mulai dari Nol

Gunakan Data untuk Menentukan Kebutuhan Rekrutmen

Data tentang posisi kosong, beban kerja, kebutuhan keterampilan, biaya rekrutmen, dan prioritas bisnis membantu perusahaan menentukan kapan dan untuk posisi apa perekrutan dapat dilanjutkan. Tujuannya bukan terus merekrut selama pembekuan, melainkan memiliki dasar keputusan yang jelas saat manajemen siap membuka kembali lowongan.

Siapkan Proses Seleksi untuk Posisi Prioritas

Ketika ada posisi yang mendapat pengecualian, HR tetap perlu melakukan pencarian dan seleksi secara terarah. Pencarian kandidat berdasarkan pengalaman dan keterampilan, serta assessment sebagai informasi tambahan, membantu keputusan menjadi lebih terstruktur.

Hasil assessment sebaiknya dibaca bersama CV dan wawancara, bukan menjadi satu-satunya dasar keputusan.

Baca juga: Candidate Screening: Pengertian, Tahapan, dan Cara Melakukannya secara Efektif

Kapan Perusahaan Bisa Mengakhiri Hiring Freeze?

Tidak ada patokan waktu yang berlaku untuk semua perusahaan, sehingga keputusan untuk mengakhiri kebijakan ini perlu didasarkan pada kondisi bisnis. Beberapa indikator berikut dapat dipertimbangkan oleh manajemen.

• Kondisi keuangan perusahaan mulai stabil.
• Anggaran tenaga kerja sudah dievaluasi dan disetujui.
• Beban kerja karyawan mulai melebihi kapasitas yang tersedia.
• Ada posisi penting yang tidak dapat dipenuhi melalui pemindahan atau pelatihan karyawan internal.
• Proyek dan target bisnis membutuhkan tambahan tenaga kerja.
• Risiko operasional akibat posisi kosong lebih besar daripada biaya merekrut karyawan baru.

Keputusan membuka kembali rekrutmen harus berdasarkan evaluasi manajemen dan kebutuhan bisnis, bukan hanya karena kebijakan sudah berjalan beberapa bulan. Ketika sinyalnya sudah jelas, HR dapat memulai dari posisi paling mendesak dan menyiapkan tahapan rekrutmen yang rapi.

Baca juga: Tahapan Rekrutmen: Dari Job Posting hingga Hiring

Pertanyaan Umum tentang Hiring Freeze

Apa yang dimaksud dengan hiring freeze?

Hiring freeze adalah kebijakan perusahaan untuk menghentikan atau membatasi penerimaan karyawan baru selama periode tertentu. Kebijakan ini bisa berlaku untuk seluruh perusahaan atau hanya departemen dan posisi tertentu.

Apakah hiring freeze sama dengan PHK?

Tidak. Hiring freeze membatasi penerimaan karyawan baru, sedangkan PHK mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan yang sudah ada. Perusahaan bisa menerapkan keduanya, tetapi tujuan dan konsekuensinya berbeda.

Apakah perusahaan masih boleh merekrut saat hiring freeze?

Bisa, selama kebijakan internal perusahaan memberi pengecualian untuk posisi tertentu. Posisi yang berkaitan dengan operasional utama, kepatuhan, keamanan, atau pendapatan biasanya dipertimbangkan lebih dulu dan perlu mendapat persetujuan manajemen.

Berapa lama hiring freeze berlangsung?

Tidak ada durasi baku. Lamanya bergantung pada kondisi keuangan, hasil evaluasi anggaran, dan kebutuhan bisnis perusahaan, sehingga kebijakan ini sebaiknya memiliki jadwal evaluasi berkala.

Apa yang harus dilakukan HR saat perusahaan menerapkan hiring freeze?

HR perlu memetakan kebutuhan tenaga kerja bersama kepala departemen, menentukan posisi yang tetap dapat direkrut, dan memberi kejelasan kepada kandidat yang sedang dalam proses seleksi. HR juga dapat memperbarui data kandidat agar proses tidak dimulai dari nol saat rekrutmen dibuka kembali.

Kapan perusahaan sebaiknya mengakhiri hiring freeze?

Saat kondisi keuangan mulai stabil, anggaran tenaga kerja sudah disetujui, dan risiko operasional akibat posisi kosong lebih besar daripada biaya merekrut. Keputusan ini perlu melalui evaluasi manajemen, bukan hanya karena kebijakan sudah berjalan beberapa bulan.

Kesimpulan

Hiring freeze dapat menjadi langkah untuk mengendalikan pengeluaran dan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja. Namun, kebijakan ini tetap membutuhkan perencanaan agar tidak menghambat operasional dan membebani karyawan.

HR perlu mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja, menentukan posisi prioritas, mengoptimalkan karyawan yang sudah ada, dan menyiapkan kandidat untuk kebutuhan mendatang. Dengan begitu, perusahaan siap bergerak cepat saat rekrutmen dibuka kembali.

Jika perusahaan sudah menyetujui perekrutan untuk posisi tertentu, Talent Search dari Snap Careers memberi akses ke database talenta yang dapat dicari berdasarkan kriteria fleksibel, seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan. HR dapat menemukan dan menghubungi kandidat yang sesuai tanpa hanya menunggu lamaran masuk.

Untuk mendukung evaluasi, Snap Careers menyediakan Psikotes, Personality Test, English Test, dan Custom Assessment melalui Assessment Center. Hasilnya menjadi bahan pertimbangan tambahan bersama CV, pengalaman, dan wawancara.

Bagi perusahaan yang sudah memiliki persetujuan untuk merekrut tetapi tim internalnya terbatas, layanan rekrutmen ProHire mencakup Entry Level Hiring, Professional Hiring, Executive Search, dan Mass Hiring. Layanan ini relevan setelah anggaran dan persetujuan perekrutan jelas, bukan selama rekrutmen masih dibekukan sepenuhnya.

Tidak ada platform yang dapat menghentikan kebutuhan hiring freeze atau menjamin kandidat terbaik. Fitur yang sesuai hanya membantu tim HR menjalankan proses yang sudah disetujui dengan lebih terarah.

Pelajari solusi rekrutmen Snap Careers dan daftarkan perusahaan Anda untuk mulai mengeksplorasi fitur yang tersedia.