4 Panduan Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Efektif beserta Contohnya

Terkadang, seorang karyawan harus menghadapi situasi di mana kepentingan pribadi memaksa mereka meninggalkan kantor untuk sementara waktu. Kondisi ini menyebabkan mereka tidak dapat menjalankan tugas seperti biasanya. Pada saat-saat seperti itu, sangat penting bagi karyawan untuk membuat surat izin tidak masuk kerja. Tujuannya adalah untuk memberitahu  perusahaan bahwa pada hari tertentu, mereka tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya.

Surat izin tidak bekerja sangat penting bagi karyawan maupun perusahaan. Dari sudut pandang karyawan, memberikan surat izin tidak bekerja dapat membangun citra positif, menunjukkan sikap profesional, dan tanggung jawab dalam pekerjaan, serta mencerminkan keseriusan dalam mematuhi aturan perusahaan. Bagi perusahaan, surat izin tidak bekerja berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang dapat dijadikan referensi di masa mendatang. Hal ini penting untuk administrasi dan rekam jejak kehadiran karyawan.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan, aturan dan pedoman perusahaan dalam mengelola dan mengatur seluruh kegiatan professional dituangkan secara tertulis dalam peraturan perusahaan. Di dalam peraturan perusahaan juga tertulis hak dan kewajiban karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, termasuk pengaturan dan tata cara mengajukan izin tidak dapat bekerja dalam waktu tertentu. Pada umumnya, regulasi izin tidak masuk kerja yang tercantum dalam peraturan perusahaan mengikuti Undang – Undang No. 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan.

Apa itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?

Sesuai dengan namanya, surat izin tidak bekerja adalah surat yang diajukan oleh karyawan yang tidak dapat bekerja pada waktu tertentu, misalnya karena ada keperluan mendadak, kondisi sakit, atau pengajuan cuti. Setiap karyawan yang tidak bisa masuk kerja diwajibkan membuat surat izin sebagai bentuk profesionalisme dalam bekerja. Surat izin tidak bekerja biasanya dilampirkan bersama form cuti atau surat keterangan dokter (untuk izin sakit), dan diberikan kepada atasan langsung untuk kemudian diteruskan kepada tim HRD atau bagian personalia.

Pentingnya Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Banyak karyawan yang menyepelekan penulisan surat izin tidak masuk kerja, padahal surat izin tidak masuk kerja merupakan hal yang cukup penting karena dapat menunjukkan etika, kesopanan dan profesionalitas karyawan, seperti :

Komitmen

Hal ini menunjukkan komitmen karyawan terhadap tugas dan tanggung jawabnya, baik dari sisi penghargaan waktu kerja diri sendiri maupun proses kerja yang berdampak pada hasil kerjasama tim.

Profesionalisme

Mengajukan surat izin tidak kerja dan mengikuti peraturan Perusahaan adalah bentuk dari sikap profesionalisme seseorang. Juga, dari susunan penulisan surat izin tidak masuk kerja yang menggunakan Bahasa baku atau Bahasa formal serta penulisan yang to the point menunjukkan profesionalisme seseorang.

Kepatuhan terhadap Peraturan Perusahaan

Pengajuan izin tidak kerja secara tertulis merupakan bentuk kepatuhan karyawan terhadap Peraturan Perusahaan dalam hal pengaturan absensi karyawan.

Informasi dan Solusi

Dalam surat izin kerja memberikan informasi yang jelas mengenai alasan ketidakhadiran, jangka waktu yang diperlukan serta solusi yang dapat diperlukan untuk pertanggungjawabannya terhadap pekerjaan maupun deadline yang telah ditetapkan.

Komunikasi

Sebagai jembatan komunikasi antara karyawan dengan bagian HRD atau personalia yang memungkinkan dapat memberikan solusi untuk mengatasi masalah yang terjadi.

Baca juga : 5 Cara Jitu Negosiasi Gaji Lebih Sat Set Tanpa Ragu Saat Interview Kerja

Perhitungan Gaji

Pada Undang – Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 93, mengatur mengenai pembayaran upah saat karyawan tidak dapat bekerja. Dinyatakan bahwa jika karyawan tidak bekerja, maka tidak ada pembayaran upah, kecuali dalam keadaan sakit yang dapat dibuktikan dengan keterangan sakit dari Dokter atau keadaan / ketentuan lain yang tercantum dalam Undang – Undang Ketenagakerjaan tersebut.

Cara Mengajukan Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Baik dan Sopan

Mengajukan surat izin tidak kerja yang baik dan sopan sangat penting karena beberapa alasan utama yang berkaitan dengan profesionalisme, komunikasi, dan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa poin yang bisa kamu siapkan sebelum mengirim surat izin bekerja :

1. Beri pemberitahuan sebelum waktu yang ditentukan

Usahakan untuk memberitahu perusahaan sesegera mungkin sebelum hari Anda berencana untuk tidak masuk kerja. Ini memberi perusahaan waktu untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan demi menjaga kelancaran operasional.

2. Gunakan saluran komunikasi yang lengkap

Pastikan Anda mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk meminta izin tidak masuk kerja. Ini bisa dilakukan dengan menghubungi atasan langsung, mengirim email resmi, atau menggunakan sistem manajemen yang ada.

3. Sampaikan Alasan dengan Jujur dan Rinci

Ketika Anda meminta izin, sampaikan alasan dengan jujur dan rinci. Berikan penjelasan yang relevan dan objektif mengenai alasan ketidakhadiran, seperti sakit, keperluan keluarga mendesak, atau situasi tak terduga lainnya. Tetaplah profesional dan hindari rincian pribadi yang tidak diperlukan.

4. Hormati kebijakan perusahaan yang ada

Selalu patuhi kebijakan perusahaan terkait izin tidak masuk kerja. Pastikan Anda telah mengerti persyaratan, batas waktu pengajuan izin, serta prosedur yang harus diikuti. Hal ini menunjukkan rasa hormat Anda terhadap perusahaan dan aturan yang berlaku.

5. Berterimakasih atas persetujuan yang diberikan

Setelah mendapatkan izin dari perusahaan, ucapkanlah terima kasih atas persetujuan yang diberikan. Ini menunjukkan apresiasi Anda terhadap perusahaan.

4 Panduan Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Efektif beserta Contohnya

Format Surat

Sangat penting untuk membuat surat yang rapi dan jelas dengan menggunakan Bahasa yang sopan dan baku karena surat ijin tidak kerja termasuk dalam kategori surat formal. Format berikut sebagai acuan dalam pembuatannya:

–          Tanggal surat

–          Penerima surat

–          Perihal surat

–          Data diri

–          Tanggal tidak masuk kerja

–          Durasi tidak masuk kerja

–          Alasan tidak masuk kerja

–          Nomor kontak darurat

–          Alternatif / solusi sementara

–          Ucapan terima kasih

Gunakan Bahasa yang baku, jelas dan to the point

Karena surat izin tidak kerja merupakan surat resmi, maka penggunaan Bahasa yang baku harus diperhatikan. Jabarkan dan tulislah sesuai dengan fungsinya untuk menginformasikan mengenai ketidakhadiranmu untuk bekerja.

Lampirkan dokumen pendukung

Umumnya, masing – masing Perusahaan mempunyai form cuti atau form izin yang harus diisi dan disetujui atasan. Lampirkan form tersebut atau surat keterangan dokter (jika sakit) sebagai dokumen sah.

· Patuhi Kebijakan Perusahaan

Setiap Perusahaan mempunyai tata cara pengajuan izin cuti maupun izin sakit. Patuhi tata cara pengajuan baik pemenuhan syarat, batas waktu pengajuan izin serta prosedur yang harus dilakukan.

Contoh Surat Izin tidak Masuk kerja yang baik

Surat Izin tidak Bekerja biasanya diberikan saat karyawan sedang sakit ataupun ada keperluan pribadi yang mendesak. Berikut adalah contoh membuat surat izin bekerja yang baik dan sopan :

Surat Izin Tidak Bekerja karena Sakit (Bahasa Indonesia)

Kepada Yth,
Pimpinan HRD [Nama Perusahaan]
Bp. / Ibu [Nama PIC]

Hal : Surat Izin Tidak Bekerja
Lamp : –

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : [Nama Karyawan]
Jabatan : [Jabatan Karyawan]

Ingin meminta izin tidak dapat hadir bekerja pada tanggal [tanggal izin kerja] karena kondisi kesehatan saya yang sedang tidak memungkinkan untuk bekerja dan memerlukan istirahat serta perawatan. Dalam keadaan ini, saya merasa tidak mampu memberikan kontribusi yang maksimal.

Saya akan memberikan update segera mengenai perkembangan kesehatan saya dan kemungkinan untuk kembali bekerja.

Terima kasih atas pengertian dan kesempatannya untuk memahami kondisi saya saat ini.

Hormat saya,
[Nama Karyawan]

Surat Izin Tidak Bekerja karena Sakit (Bahasa Inggris)

Good morning,
Dear Mr / Ms [Nama PIC]

I would like to kindly request permission to be absent from work on [tanggal izin kerja] due to my current health condition, which requires rest and medical care. I feel unable to contribute effectively in this state. I will provide prompt updates on my health progress and the possibility of returning to work.

I deeply appreciate your understanding and cooperation in this matter.
Thank you for your attention and consideration.

Sincerely,
[Nama Karyawan]

Surat Izin Tidak Bekerja karena Urusan Pribadi (Bahasa Indonesia)

Kepada Yth,
Pimpinan HRD [Nama Perusahaan]
Bp. / Ibu [Nama PIC]

Hal : Surat Izin Tidak Bekerja
Lamp : –

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : [Nama Karyawan]
Jabatan : [Jabatan Karyawan]

Saya ingin memohon izin tidak dapat hadir bekerja pada tanggal [tanggal izin kerja] dikarenakan saya perlu mengambil izin pribadi untuk menyelesaikan beberapa urusan yang penting dan tidak dapat ditunda. Izin pribadi ini melibatkan kebutuhan mendesak di luar lingkup pekerjaan yang membutuhkan waktu dan perhatian saya.

Saya berencana untuk kembali bekerja pada tanggal [tanggal pasti kembali kerja]. Selama absen, saya akan berusaha untuk meminimalkan gangguan pada pekerjaan dan akan tetap dapat dihubungi dalam keadaan darurat.

Demikianlah informasi yang dapat saya sampaikan. Atas perhatian dan izinnya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
[Nama Karyawan]

Surat Izin Tidak Bekerja karena Urusan Pribadi (Bahasa Inggris)

Good morning,
Dear Mr / Ms [Nama PIC]

I respectfully request permission to be absent from work on [tanggal] as I need to take personal leave to attend to some important and unavoidable matters. This personal leave involves urgent needs outside of work that require my time and attention.

I intend to return to work on [tanggal pasti kembali]. During my absence, I will make every effort to minimize disruption to work and will remain reachable in case of emergencies.

Thank you for your understanding and consideration.

Sincerely,
[Nama Karyawan]

Itu dia serba-serbi tentang membuat Surat Izin Tidak Bekerja buat kita tim karyawan! Setelah ini, jangan takut salah bicara ke atasan untuk izin ya~

Ayo segera perbaharui profil dan CV-mu di job portal snap.careers agar dapat segera mendapatkan pekerjaan dengan gaji yang sesuai dengan harapan. Dengan memperbarui profil dan CV Anda di job portal snap.careers , Anda akan meningkatkan peluang untuk menemukan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian dan ekspektasi Anda, Semangat!