Setiap kali sebuah posisi lowong terlalu lama terisi, perusahaan sebenarnya sedang membakar uang tanpa disadari. Bukan hanya soal biaya iklan lowongan atau jasa recruiter, tapi juga produktivitas yang hilang dan risiko kehilangan kandidat terbaik ke perusahaan lain.
Di sinilah time to hire menjadi salah satu metrik HR yang wajib dipahami setiap tim rekrutmen. Metrik ini bukan sekadar angka laporan, melainkan cerminan langsung dari seberapa efisien dan kompetitif proses hiring sebuah perusahaan.
Persoalannya, banyak perusahaan baru menyadari proses rekrutmennya lambat setelah kandidat terbaik sudah menerima tawaran dari tempat lain. Padahal dengan memilih sumber kandidat yang tepat sejak awal, seperti melalui job portal terpercaya, jeda waktu ini sebenarnya bisa dipangkas jauh lebih cepat.
Artikel ini akan membahas tuntas pengertian time to hire, cara menghitungnya, data pembanding terbaru, hingga strategi nyata untuk mempersingkatnya tanpa mengorbankan kualitas kandidat.
Apa Itu Time to Hire
Time to hire adalah metrik HR yang mengukur jumlah hari sejak seorang kandidat masuk ke proses seleksi hingga kandidat tersebut menerima dan menyetujui tawaran kerja. Titik awal perhitungan biasanya dimulai dari tanggal kandidat melamar atau dihubungi oleh recruiter.
Titik akhirnya adalah tanggal offer letter diterima secara resmi oleh kandidat. Rumusnya cukup sederhana.
Time to Hire = Tanggal Penerimaan Offer − Tanggal Kandidat Masuk Proses Seleksi
Sebagai contoh, jika seorang kandidat mulai mengikuti proses seleksi pada 1 Juni dan menerima tawaran kerja pada 15 Juni, maka time to hire untuk posisi tersebut adalah 14 hari. Semakin pendek angka ini, semakin efisien pula proses seleksi yang dijalankan tim HR.
Time to Hire vs Time to Fill
Banyak tim HR masih menyamakan time to hire dengan time to fill, padahal keduanya mengukur hal yang berbeda. Time to fill dihitung sejak lowongan pertama kali dibuka hingga posisi tersebut resmi terisi, sehingga mencakup proses sourcing dan penarikan minat kandidat.
Time to hire hanya berfokus pada kecepatan proses seleksi setelah kandidat ditemukan, mulai dari screening, wawancara, hingga penawaran kerja. Perbedaan ini penting karena kedua metrik menunjuk pada masalah yang berbeda pula.
Jika time to fill lambat, masalahnya kemungkinan ada di strategi menarik kandidat atau employer branding, termasuk di kanal mana lowongan tersebut dipasang. Jika time to hire yang lambat, masalahnya biasanya ada di alur internal seperti jadwal wawancara yang sulit disinkronkan atau proses persetujuan yang berlapis.
Baca juga: Perkembangan Strategi HR di Era Modern
Kenapa Time to Hire Penting bagi Perusahaan
Proses rekrutmen yang berlarut-larut memiliki dampak yang lebih besar dari sekadar keterlambatan administratif. Riset dari Society for Human Resource Management menemukan bahwa sekitar 57 persen pencari kerja akan kehilangan minat apabila proses rekrutmen terasa terlalu panjang.
Artinya, setiap hari yang berlalu tanpa keputusan sama saja membuka peluang bagi kandidat terbaik untuk menerima tawaran dari perusahaan lain. Selain risiko kehilangan talenta, posisi yang kosong juga membebani operasional secara langsung.
Setiap hari sebuah kursi tidak terisi, tim yang tersisa harus menanggung beban kerja tambahan, yang pada akhirnya berpotensi memicu burnout dan menurunkan produktivitas tim secara keseluruhan. Riset Gallup dalam laporan State of the Global Workplace bahkan mencatat bahwa hilangnya produktivitas akibat keterlibatan karyawan yang rendah dapat berdampak signifikan terhadap output perusahaan secara agregat.
Dengan kata lain, time to hire bukan lagi sekadar metrik administratif HR, melainkan indikator kesehatan bisnis secara keseluruhan.
Perusahaan yang sudah terhubung dengan talent pool yang siap diseleksi, seperti yang tersedia di Snap Careers, biasanya memiliki keunggulan di titik ini karena kandidat yang masuk sudah lebih relevan sejak awal.
Berapa Rata-rata Time to Hire yang Ideal
Tidak ada satu angka baku yang berlaku untuk semua industri, namun ada beberapa acuan yang bisa dijadikan pembanding. Menurut data benchmarking SHRM, rata-rata time to hire di berbagai industri berada di kisaran 24 hari.
Sementara itu, laporan dari The Josh Bersin Company, firma riset dan konsultasi SDM ternama, mencatat rata-rata waktu rekrutmen justru meningkat hingga 44 hari, dengan variasi yang cukup lebar tergantung sektor industri. Sebagai contoh, posisi di sektor energi dan pertahanan bisa memakan waktu lebih dari 67 hari karena kualifikasi yang sangat spesifik.
Untuk perusahaan di Indonesia, angka ini perlu disesuaikan dengan konteks lokal, mengingat ketersediaan talenta, tingkat kompetisi antar industri, dan kompleksitas proses internal perusahaan yang berbeda-beda. Yang lebih penting dari sekadar mengejar angka rata-rata industri adalah memahami tren internal perusahaan sendiri dari waktu ke waktu.
Baca juga: 10 Tantangan Rekrutmen Modern yang Dihadapi HR dan Cara Mengatasinya
Cara Menghitung Time to Hire Secara Akurat
Untuk mendapatkan gambaran yang representatif, sebaiknya time to hire dihitung sebagai rata-rata dari beberapa kandidat dalam satu periode, bukan hanya dari satu proses rekrutmen saja. Caranya dimulai dengan mencatat tanggal setiap kandidat resmi masuk proses seleksi, lalu mencatat tanggal mereka menerima offering.
Dari kedua tanggal tersebut, hitung selisih harinya untuk masing-masing kandidat yang berhasil direkrut dalam periode yang sama. Setelah seluruh selisih hari terkumpul, jumlahkan semuanya lalu bagi dengan jumlah kandidat yang direkrut pada periode tersebut.
Sebagai ilustrasi, apabila dalam satu bulan ada tiga kandidat dengan time to hire masing-masing 10, 14, dan 18 hari, maka rata-ratanya adalah 14 hari. Angka rata-rata inilah yang kemudian bisa dibandingkan antar posisi, antar departemen, atau antar periode evaluasi untuk melihat tren perbaikan maupun perlambatan proses rekrutmen.
Mencatat data ini secara manual memang bisa dilakukan, tapi akan jauh lebih akurat dan mudah dipantau apabila perusahaan sudah menggunakan sistem pelacakan pelamar yang terintegrasi, seperti fitur yang tersedia di ProHire dari Snap.Careers.
Strategi Mempercepat Time to Hire Tanpa Mengorbankan Kualitas
Mempersingkat time to hire bukan berarti mempercepat proses secara sembarangan hingga mengabaikan kualitas asesmen. Ada beberapa langkah yang bisa diterapkan secara bertahap agar proses tetap efisien namun tetap menghasilkan kandidat yang tepat.
- Otomatisasi tahap screening awal. Penggunaan applicant tracking system atau ATS memungkinkan tim HR menyaring kandidat berdasarkan kualifikasi dasar secara otomatis, sehingga waktu tidak habis untuk meninjau CV satu per satu secara manual. Fitur Talent Assessment di Snap.Careers dirancang untuk membantu proses ini agar kandidat yang lolos ke tahap wawancara memang sudah sesuai dengan kualifikasi dasar.
- Sederhanakan tahapan wawancara. Alih-alih menjadwalkan banyak sesi wawancara terpisah, beberapa perusahaan mulai menggabungkannya menjadi sesi panel yang melibatkan beberapa pihak terkait sekaligus, sehingga keputusan bisa diambil lebih cepat.
- Siapkan penawaran kerja lebih awal. Menyiapkan draft offer letter dan paket kompensasi sebelum tahap akhir wawancara selesai dapat memangkas jeda waktu negosiasi yang biasanya memperlambat proses.
- Bangun sistem data rekrutmen yang rapi. Tanpa pencatatan tanggal dan tahapan yang konsisten, sulit bagi tim HR untuk mengevaluasi di titik mana proses benar-benar melambat.
- Pilih platform rekrutmen yang tepat. Sumber kandidat yang berkualitas sejak awal akan sangat menentukan seberapa cepat proses seleksi bisa berjalan, karena tim HR tidak perlu membuang waktu menyaring pelamar yang tidak relevan dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Dengan akses ke lebih dari 10 ribu talenta terdaftar di Talents Snap Careers, perusahaan bisa langsung terhubung dengan kandidat yang lebih terarah sejak hari pertama lowongan dibuka.
FAQ
Apa itu time to hire?
Time to hire adalah metrik yang mengukur waktu yang dibutuhkan sejak kandidat masuk ke proses seleksi hingga kandidat menerima dan menyetujui tawaran kerja.
Apa perbedaan time to hire dan time to fill?
Time to hire mengukur durasi proses rekrutmen setelah kandidat masuk ke proses seleksi, sedangkan time to fill menghitung waktu sejak lowongan dibuka hingga posisi berhasil terisi. Time to fill juga mencakup proses sourcing dan menarik kandidat.
Bagaimana cara menghitung time to hire?
Time to hire dihitung dengan mengurangi tanggal kandidat menerima tawaran kerja dengan tanggal kandidat mulai masuk ke proses seleksi. Untuk mendapatkan angka yang lebih representatif, perusahaan sebaiknya menghitung rata-rata dari beberapa kandidat dalam periode tertentu.
Berapa lama time to hire yang ideal?
Tidak ada angka ideal yang berlaku untuk semua perusahaan dan posisi. Sebagai benchmark, data SHRM yang disebut dalam artikel ini menunjukkan rata-rata sekitar 24 hari, tetapi perusahaan sebaiknya membandingkan angka tersebut dengan data internal dan kompleksitas masing-masing posisi.
Bagaimana cara mempercepat time to hire?
Time to hire dapat dipercepat dengan mengotomatisasi screening awal, menyederhanakan tahapan wawancara, mempercepat proses persetujuan, menyiapkan offer letter lebih awal, dan menggunakan sumber kandidat yang relevan.
Apakah time to hire yang lebih cepat selalu lebih baik?
Tidak selalu. Time to hire yang terlalu cepat tetapi mengorbankan kualitas screening dapat meningkatkan risiko salah merekrut. Tujuannya adalah menemukan keseimbangan antara kecepatan proses dan kualitas kandidat.
Kesimpulan
Time to hire adalah metrik yang mencerminkan seberapa gesit dan kompetitif proses rekrutmen sebuah perusahaan di tengah persaingan mendapatkan talenta terbaik.
Memahami rumus perhitungannya, membandingkannya dengan data industri seperti benchmark SHRM dan Josh Bersin, serta menerapkan strategi seperti otomatisasi screening dan penyederhanaan wawancara akan membantu perusahaan mengurangi risiko kehilangan kandidat unggulan kepada kompetitor.
Namun, semua strategi tersebut akan jauh lebih mudah dijalankan apabila perusahaan memiliki akses ke sumber kandidat yang tepat sejak tahap awal, dan di sinilah Snap Careers hadir sebagai solusi. Dengan lebih dari 10 ribu talenta terdaftar, fitur ProHire untuk kebutuhan rekrutmen B2B maupun B2C, serta sistem talent assessment yang terintegrasi langsung dalam satu platform, perusahaan bisa memangkas waktu screening awal dan langsung terhubung dengan kandidat yang relevan tanpa harus berpindah-pindah tools.
Jika perusahaan Anda ingin mulai mempercepat proses hiring tanpa mengorbankan kualitas seleksi, daftar sekarang dan rasakan sendiri bagaimana proses rekrutmen bisa berjalan lebih cepat dan lebih terarah.
Hendik Darmawan is an SEO and content marketing specialist focused on creating informative, search-optimized content about careers, recruitment, and workplace trends. Through Snap Careers, he helps readers access relevant insights and career-related information in a clear and practical way.